Riemersma Leasing gestart met elektronisch factureren via NCO
New Car Ordering (NCO) automatiseert het complete communicatietraject tussen leasemaatschappijen en dealers, van bestelling tot en met aflevering van een nieuw voertuig.
Harm Pollmann (rechts op de foto) is operationeel manager bij Riemersma Leasing: ‘onze kracht zit in een flexibele aanpak en in het persoonlijke. We groeien elk jaar. Het ene jaar wat harder dan het andere. Ik werk hier al 32 jaar en dat kan alleen omdat het echt leuk is. Alle toeters en bellen rondom service nemen we voor onze rekening. Onderhoud, verzekering, vervangend vervoer, hulpverlening en brandstofpassen. De volledige administratieve en operationele afhandeling ligt bij ons. Onze klanten zijn vooral bedrijven waar iemand het wagenpark erbij doet. Die worstelen daar vaak mee en wij ontzorgen graag.
Ik stuur de afdeling operations aan. Die pakt het hele operationele traject van bestelling van een auto tot en met het einde van het leasecontract inclusief verkoop van de auto en alle services daaromheen. Om het bestelproces in goede banen te leiden werken we met het product NCO van RDC.’
Via NCO kunnen we nu ook elektronisch factureren
Onlangs is er een langverwachte update geweest van NCO. In deze release zit EF, elektronisch factureren. Wij werken samen met CarWise. Een leaseapplicatie waar NCO via een koppeling in is geïntegreerd. Inmiddels heb ik de eerste elektronische factuur gehad. Een historisch moment!
Het voordeel is dat je factuur in een keer goed is
Eerder was in NCO de facturatie achteraf, nu is de facturatie vooraf. Op voorhand sluit je de deal. Dus als je alle afspraken hebt gemaakt dan is de factuur nog maar een formaliteit. De factuur is dan een op een de uitwerking van de afspraak. Eigenlijk hoef ik niet meer naar de factuur te kijken want we hebben de afspraken van tevoren al vastgelegd.
Het scheelt veel werk en rompslomp achteraf
Je hebt geen nasleep. Je bent het eens of niet eens. Wat je nu ziet is dat je achteraf de factuur krijgt en die komt niet altijd overeen met de overeengekomen koopprijzen. Dat levert regelmatig discussies op en correcties. Elektronisch factureren betekent ook dat de afwikkeling sneller gaat en dealers sneller betaald krijgen.
Het proces rondom afleveren van leaseauto’s wordt anders
Wij willen heel graag gebruik maken van de elektronische facturatie. Het is dus technisch mogelijk, maar nu komt het operationele regelen. Voor leasemaatschappijen en voor dealers. Het is een samenwerking en iedereen heeft mee te gaan in deze verandering. Het proces rondom het afleveren van leaseauto’s wordt net wat anders. Degene die het afleverproces doet, moet nu ook de factuurcontrole doen. Er is kennis nodig en je kan niet een factuur even wegleggen voor een later moment.
Procesoptimalisatie
Per 1 juli was de release dus veel moet nog vorm gaan krijgen. Ik zit ook in een gebruikersoverleg met de business owner, developers, customer service van RDC en andere gebruikers van NCO. Heel waardevol en we gaan samen vast nog uitgebreidere ervaring opdoen met deze nieuwe functionaliteit van NCO.
